SISTEM INFORMASI KOMPUTER OTOMATISASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR

SISTEM INFORMASI KOMPUTER

OTOMATISASI PERKANTORAN

DAN SISTEM PAKAR

Pengertian Sistem Informasi Berbasis Computer (CBIS)

                Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

                 Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa system informasi berbasis computer adalah system pengolah suatu data yang berkualitas dan di pergunakan untuk membantu mengambil sebuah keputusan dan untuk menentukan peranan teknologi dalam kehidupan ini.

Pengertian Otomatisasi Komputer

                Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi.

                Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.

Tujuan Otomatisasi Komputer

Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk

meningkatkan produktivitas kerja melalui :

• ·         Meminimalkan pengeluaran pada biaya, munculnya komputer dapat menghemat biaya dimana komputer dapat menggantikan dan meringankan tugas pekerja dari berat menjadi ringan.
• ·         Pemecahan masalah kelompok, otomatisasi kantor dapat memberikan kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik dalam memecahkan masalah.
• ·         Pelengkap bukan pengganti, dalam hal ini tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional, seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
• ·         Penggabungan dan penerapan teknologi, misalnya antara telepon, komputer, jaringan internet, serta satelit. Dimana semua digabung untuk memperlancar informasi dari luar perusahaan maupun didalam perusahaan, selain itu untuk mengetahui canggihnya tekhnologi di era globalisasi .
• ·         Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor, produk office automation memungkinkan para pekerja kantor memproses lebih banyak dokumen secara lebih cepat, lebih baik, dan lebih efisien
• ·         Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
• ·         Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Manfaat Otomatisasi Komputer

                Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi

perkantoran, diantaranya :

• ·         Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
• ·         Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
• ·         Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
• ·         Pemecahan masalah kelompok/tim.
• ·         Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.
• ·         Sebagai pelengkap bukan pengganti.
• ·         Sebagai suatu cara komunikasi bisnis. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional seperti percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA hanya melengkapi komunikasi tradisional.
• ·         Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
• ·         Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat

Fasilitas dalam Otomatisasi Komputer

• Dilihat dari tenaga penggeraknya

Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenanga manusia. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenanga listrik atau baterai

• Dilihat dari car kerja dan komponen mesinnya

Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik,berupa kabel-kabel

• Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte,mesin penomor, dan asalah pensil. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah

pembuka surat mesin penjilid, hectmachine, pemotong kertas, dan pencatat uang kas.

Peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah

Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harus

melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik, yang kiranya

dapat memberikan kepuasaan baik dari pelanggan maupun dalam perusahaan itu

sendiri. Adapun yang mempengaruhi peranan otomatisasi perkantoran dalam

pemecahan suatu masalah adalah berikut:

• Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.

• Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.

• Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan

Pengguna Otomatisasi Komputer

Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor.

Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :

1) Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.

2) Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3) Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4) Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.

Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran

❖ Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Kantor

Dalam penerapan otomatisasi kantor, ada beberapa tahap yang penting untuk diperhatikan sebagai berikut:

1. Tradisional : penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon dan lain-lain.

2. Transisional ; ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh : pembuatan database (oracle), general ledger (informasi keuangan), EAS (sistem approval

elektronik) dan lain-lain.

3. Transformasional ; merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contoh : teleconference, videoconference dan lain-lain.

Penggunaan Peralatan dalam Otomatisasi Kantor

1. Dilihat dari tenagan penggeraknya :

a. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenanga manusia

b. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai

2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya

a. Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya

b. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel

3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor

a. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, dan asalah pensil

b. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah pembuka surat mesin penjilid, hectmachine, pemotong kertas, dan pencatat uang kas

c. Mesin-mesian untuk mengolah bahan keterangan diantaranya adalah mesin jumlah, mesin hitung, dan komputer

d. Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan diantaranya adalah mesin stensil,mesin stensil spiritus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet, mesin offset, dan berbagai mesin cetak

Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan dalam perolehan,pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian.

Berikut ini adalah jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat

digunakan :

1. Pengolahan Kata (Word Processing)

Word processing adalah penggunakan suatu aperalatan elektronik yang

secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untukmembuat

dokumen ketik atau cetak.

Contoh dari word processing adalah Ms. Word dari Microsoft Office

2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)

Surat elektronik yang dikenal sebagai e-mail adalah penggunaan jaringan

komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan

menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat

penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan

audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi

audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam

penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan

dari bentuk digital.

4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)

Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil

acara yang telah ditetapkan oleh manajer. Kalender elektronik bersifat khusu

diantara aplikasi otomatisasi kantor, karena ia hannya menyusun terjadinya

komunikasi bukan mengkomunikasikan informasi. Cara kerjanya mirip

dengan organizer.

5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)

Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu

hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan

tujuan melaksanakan konferensi.

Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas

komunikasi audio dua arah.

6. Konferensi Video

Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta

konferensi yang tersebar secara geografis. Peralatan tersebut menyediakan

hubungan audio dan video serta tidak memerlukan komputer. 3 konfigurasi

dasar konferensi video berdasarakan sinyalnya adalah :

- Video satu arah dan audio satu arah

- Video satu arah dan audio dua arah

- Video dan audio dua arah

7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)

Adalah penggunaan jaringan komputer, sehingga memberi kemampuan

seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya

konferensi. Aplikasi ini hamper sama dengan electronic mail, karena kedua

aplikasi ini menggunakan hardware dan software yang sama.

8. Transmisi Faxsimili (Facsimile Transmission)

FAX adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra

dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di

ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioperasikan.

Jalur telepon suara dapat berfungsi sebagai channel-nya dan pengoperasian

peralatannya tidak lebih sulit daripada mengoperasikan mesin fotocopy.

9. Pencitraan (Imaging)

Untuk menyimpan dokumen yang berukuran/bervolume besar diperlukan

penyimpanan khusus sehingga mudah untuk memanggil dan mendapatkan

kembali informasi yang diperlukan dalam dokumen tersebut. Penggunaan

microfrom yang berupa microfilm dan microfiche dapat mengurangi

kebutuhan ruang penyimpanan sebesar 97% sehingga efektif digunakan

untuk dokumen besar.

10. VideoText

Adalah penggunaan komputer untuk tujuan memberikan tampilan materi

tekstual pada layar CRT. Penggunaan komputer untuk menampilkan pada

layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan. Untuk menyediakan

informasi dalam bentuk videotext, terdapat 3 sumber utama bahannya, yaitu:

- menciptakan file videotext pada komputernya sendiri

- berlangganan jasa videotext

- memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain

2.12 Sistem Pakar

Konsep sistem pakar adalah menirukan metodologi dan kinerja seorang

manusia yang ahli dalam bidang atau domain tertentu yang spesifik.(Setiawan,

1993). Sistem pakar adalah program pemberian nasehat (advice giving) atau

program konsultasi yang mengandung pengetahuan dan pengalaman yang

dimasuki oleh satu atau banyak pakar kedalam satu domain pengetahuan tertentu.

Agar setiap orang biasa memanfaatkannya untuk memecahkan suatu masalah.

(Suparman,1991).

2.13 Kelebihan Sistem Pakar

Kelebihan yang diperoleh dari sistem pakar yaitu:

• Memungkinkan orang awam bisa melakukan pekerjaan seorang pakar.

• Meningkatkan produktivitas kerja dengan jalan meningkatkan efisiensi

pekerjaan.

• Menghemat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan atau masalah yang

kompleks.

• Menyederhanakan beberapa operasi.

• Pengolahan berulang-ulang secara otomatis.

• Tersedianya pengetahuan pakar bagi masyarakat luas

2.14 Kelemahan Sistem Pakar

Sedangkan kelemahan sistem pakar yaitu:

• Pengembangan sistem pakar sangat sulit, seorang pakar yang baik sulit

diperoleh. Memedatkan pengeahuan seorang pakar dan mengalihkannya

menjadi sebuah program merupakan pekerjaan yang melelahkan dan

memerlukan biaya yang besar.

• Sistem pakar sangat mahal untuk mengembangkan, mencoba dan

mengirimkannya ke pemakai terakhir memerlukan biaya tinggi.

• Hampir semua sistem pakar (expert system) masih harus

dapatdimplementasikan dalam komputer besar, sistem pakar yang

dijalankan pada komputer pribadi tergolong sistem apkar kecil dan kurang

canggih.

• Sistem pakar tidak 100 % menguntungkan karena produk seseorang tidak

ada yang sempurna dan tidak selalu benar, oleh karena itu perlu dikaji

ulang secara teliti sebelum digunakan.

Bentuk Sistem Pakar

Ada 4 bentuk sistem pakar, yaitu :

• Berdiri sendiri. Sistem pakar jenis ini merupakan software yang berdirisendiri tidak tergantung dengan software yang lainnya.

• Sistem pakar jenis ini merupakan bagian program yang terkandung

didalam suatu algoritma (konvensional), atau merupakanprogram dimana

didalamnya memanggil algoritma subrutin lain(konvensional).

• Menghubungkan ke software lain . Bentuk ini biasanya merupakan

systempakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu,

misalnya

• Sistem Mengabdi. Sistem pakar merupakan bagian dari komputer

khususyang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu. Misalnya sistem

pakar yang digunakan untuk membantu menganalisis data radar.

Contoh beberapa sistem pakar

·         XSEL

Sistem pakar ini dapat bertindak sebagai asisten penjual yang membantu penjual

komputer DEC memilihkan pesanan pelanggan sesuai dengan kebutuhan.

·         MYCIN

Sistem ini dikembangkan di Universitas Stanford pada pertengah-an 1970-an

dengan tujuan untuk membantu jurumedis dalam mendiagnosa penyakit yang

disebabkan oleh bakteri

·         PROSPECTOR

Sistem ini diciptakan oleh Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh pada tahun

1978 yang menyediakan kemampuan seperti seorang pakar di bidang geologi.

Model konseptual sistem pakar

Model konseptual sistem pakar yang paling umum diperlihatkan pada Gambar

5.21. Tampak bahwa terdapat 4 buah komponen penting, yakni basis

pengetahuan (knowledge base), mesin inferensi (inference engine), fasilitas

penjelasan, dan antarmuka pemakai.

Basis pengetahuan merupakan komponen yang berisi pengetahuanpengetahuan yang berasal dari pakar. Berisi sekumpulan fakta (fact) dan

aturan (rule). Fakta berupa situasi masalah dan teori tentang area masalah.

Aturan adalah suatu arahan yang menggunakan pengetahuan untuk

memecahkan masalah pada bidang tertentu.

• Mesin inferensi adalah komponen yang menjadi otak sistem pakar.

Bagian inilah yang berfungsi melakukan penalaran dan pengambilan

kesimpulan.

• Fasilitas penjelas merupakan komponen yang berfungsi untuk memberikan penjelasan kepada pemakai yang memintanya. Jenis pertanyaan

;ang dapat ditangani biasanya berupa “Mengapa” dan “Bagaimana”. Tidak

semua sistem pakar menyediakan bagian ini. Contoh berikut mem-berikan

gambaran tentang penjelasan oleh sistem pakar.

• Antarmuka pemakai merupakai bagian yang menjembatani antara sistem

dan pemakai. Melalui bagian inilah pemakai berkomunikasi dengan

sistem.

Kesimpulan

Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang

mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai

SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk

mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen)

menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama

menghasilkan informasi manajemen.

Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan

meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui

penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi

seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, elektronik calendaring, facsimile

transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran

logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan

(artificial intelligence).

Daftar Pustaka http://fairuzelsaid.com/konsep-sistem-pakar/ https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/. http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor. http://nove82.blogspot.co.id/2014/10/otomatisasi-perkantoran-a.html